Sommerferieplanlægning som arbejdsmiljø-værktøj
Ferieplanen er ikke HR-administration. Det er risikostyring.
Jeg sad med en produktionschef i sidste uge. Han klagede over sommeren: "Martin, hver gang sommeren kommer, står vi med halvt personale og dobbelt pres. Vi klarer det. Men kun akkurat."
Jeg spurgte om han havde en ferieplan. Han havde en ferieplan. Den var bygget op omkring hvem der havde fri hvornår — ikke omkring hvem der kunne drive hvad hvornår. Det er den forskel, der afgør om sommeren bliver kontrolleret eller kaotisk.
Ferieplanlægning er ofte set som en kalender. Jeg vil gerne argumentere for at det er et arbejdsmiljø-værktøj. Fordi: hvis den der har nøglerne (den vigtige viden) til maskinerne er på ferie, og den der kan kode CNC'en også er, så står nattevagten med en opgave der er for stor. Trætte mennesker + manglende backup = fejl og ulykker. Helt enkelt.
De bedste ferieplaner jeg ser, bygger på fire spørgsmål: Hvilke kompetencer MÅ ikke forsvinde samtidig? Hvem er back-up på hver kritisk rolle? Hvem er vikar der skal oplæres — og hvornår er oplæringen afsluttet? Hvad er den nødvendige minimumsbemanding for hver enkelt uge?
Jeg oplever at svarene på de spørgsmål er uklare i mange virksomheder. Det betyder, at ferieplanen ser fin ud på papir, men revner første gang en sygemelding rammer, eller en maskine bryder sammen. Så improviserer man — og improvisation i sommervarmen er dyrt.
Min anbefaling: brug 30 minutter på jeres ferieplan inden juni. Ikke for at der skal gå tid med det, men for at stille de fire spørgsmål. Og skriv planen i en form hvor ikke kun chefen, men også teamet, kan læse hvad der er aftalt, og hvad der er dækning på.
Husk på at hovedferien skal varsles.
Det er et simpelt dokument der ofte redder en sommer. Har I jeres på plads? Eller bygger I stadig på mavefornemmelser?
#Ferieplanlægning #Arbejdsmiljø #Ledelse #Drift #HSESpecialisten #Vejle #Fredericia #Kolding #Middelfart
Martin
Ejer og QHSE-konsulent · HSE Specialisten · www.hsespecialisten.dk
Kilder: